A
Accessibilité : Néologisme employé pour rendre compte de la faculté de consulter des documents d'archives conformément à la législation et à la réglementation en vigueur, et en fonction de leur état matériel de conservation, de leur état de classement et de l'existence d'instruments de recherche appropriés.
Accroissement : Différence entre les entrées et les éliminations pour une période donnée.
Âges des archives :
→ Archives courantes :Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires.
→ Archives définitives :Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.
→ Archives intermédiaires :Ensemble de documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques.
Analyse : Opération qui consiste à présenter sous une forme concise et précise les données caractérisant l’information contenue dans un document ou un ensemble de documents (de la pièce au fonds). Par extension, le résultat de cette opération.
Archives :Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quelles que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.
Archives orales :Documents constitués de témoignages oraux provoqués ou spontanés, sous forme d’enregistrements ou transcrits.
Archives privées :Documents d’archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats etc., et par tout autre institution privée ou organisme non public.
Archives publiques :Documents résultant de l’activité d’organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation.
Article : Unité matérielle de conservation et de conditionnement pour le rangement des documents d'archives; de ce fait, il porte la cote. L'article peut s'identifier au document (registre, pièce) ou en regrouper plusieurs (pièces ou dossiers)
B
Bâtiment d'archives : Édifice conçu pour accueillir l'ensemble des fonctions d'un service d'archives.
Bordereau de versement : Relevé détaillé énumérant des documents et des dossiers remis à un service d’archives par un service versant ; le bordereau de versement est un instrument de recherche provisoire.
C
Charte d’archivage : Liste typologique et parfois descriptive des dossiers et documents d’un organisme, classés par fonds ou par provenance, donnant pour chacun d’eux les règles à observer pour leur conservation et leur tri.
Classement :
1) Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds, réalisée en application du principe du respect des fonds, ou en cas d’impossibilité d’application de ce principe, selon des critères chronologiques, géographiques, numériques, alphabétiques ou thématiques. Le classement aboutit à la constitution des articles, à leur cotation et à leur rangement sur les rayonnages et conditionne la rédaction de l’instrument de recherche permettant de les retrouver.
2) Opération matérielle de mise en ordre des documents par leur insertion dans le dossier correspondant.
3) Procédure de protection d’un fonds d’archives privées au titre d’une législation spécifique sur les archives ou sur les biens culturels.
Collecte : Action consistant à rechercher et à recueillir des archives auprès de leurs producteurs*, selon différentes modalités : versements, dépôts, dons, ou achats.
Communicabilité : Possibilité de communiquer au public un document ou un dossier, selon ce que permettent la législation, la réglementation en vigueur et son état de conservation.
Communication : Ensemble des actions et des moyens mis en œuvre par les services d’archives pour assurer l’accès aux documents, soit sur place, soit à distance.
Conditionnement : Opération consistant à placer des documents d’archives dans des contenants appropriés de façon à assurer leur protection et leur conservation.
Conservation : Ensemble de techniques, méthodes et procédés destinés à assurer l’intégrité physique des documents.
Conservation préventive : Ensemble des mesures prises par un service d’archives pour assurer la conservation matérielle des documents qui lui sont confiés en vue d’assurer leur sauvegarde.
Cotation : Attribution d’une cote de classement ou d’une cote de rangement à des documents ou à des dossiers.
D
Dépôt : Acte juridique confiant la conservation de documents ou de fonds d'archives à la garde d'un service d'archives à titre temporaire et révocable sans transfert de propriété. Par extension, l'ensemble des documents déposés.
Dérogation : Procédure administrative par laquelle il est fait exception à l'application d'une loi ou d'un règlement, particulièrement utilisée pour la communication de documents avant l'expiration du délai de communicabilité.
Description : Ensemble des opérations d'identification d'une unité archivistique, de sa description matérielle au contexte de sa production en passant par l'analyse du contenu et l'indexation. L'expression désigne à la fois le processus de représentation et son résultat.
Document :
1) Écrit ou enregistrement qui, par lui-même ou par son support, a une valeur probatoire ou informative.
2) Tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité documentaire.
Don : Remise de documents ou d'objets à un service d'archives à titre gratuit.
Données : Terme utilisé, en particulier en informatique, pour désigner une information.
Dossier : Ensemble des documents réunis pour la conduite ou le traitement d'une affaire par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses activités. Le dossier est ordinairement l'unité de base à l'intérieur d'une série organique.
Droit d'accès : Droit d'un usager de consulter, dans les limites prévues par la loi, les documents détenus par l'administration. - Droit d'auteur :Ensemble des droits patrimoniaux et moraux dont bénéficie l'auteur d'un document ou d'une œuvre originale.
Durée d'utilité administrative (DUA) : Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final.
E
Échantillonnage : Forme particulière de tri visant à retenir un certain nombre de documents estimés représentatifs d'un ensemble que sa masse ne justifie pas de conserver intégralement.
Élimination : Procédure réglementaire qui consiste à détruire des documents dont la conservation n’est plus justifiée. C’est l’une des trois possibilités du traitement final des documents proposée dans un tableau de gestion.
Entrée :Terme générique désignant l'ensemble des opérations par lesquelles des objets ou des documents sont pris en charge par un service d'archives à titre de versement, de don, de dépôt, d'achat ou de dation. Désigne aussi les objets ou documents pris en charge à l'occasion d'une entrée.
État des fonds : Instrument de recherche décrivant de façon sommaire tout ou partie des fonds et collections d'un service d'archives, par fonds, série et sous-série: intitulé, dates extrêmes, nombre d'articles et métrage linéaire. -
Évaluation :
1) Procédure préalable à l'élaboration d'un échéancier de conservation visant à déterminer les valeurs directes et indirectes et le traitement final des documents.
2) Procédure permettant de déterminer l'intérêt d'acquérir un fonds d'archives privé.
F
Fonds d’archives :Ensemble des documents de toute nature qu’une personne, physique ou morale, a produits ou reçus dans l’exercice de ses activités, et constitués de façon organique.
I
Imprescriptibilité : Caractère d'une disposition légale dont la validité est sans limite dans le temps. - Inaliénabilité :Interdiction légale de vendre ou de céder un bien.
Indexation : Opération destinée à représenter par les éléments d’un langage documentaire ou naturel, des données résultant de l’analyse du contenu d’un document ou du document lui-même.
Instrument de recherche : Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives pour les faire connaître aux lecteurs.
Intégrité : L'intégrité d'un document renvoie au caractère complet et non altéré de son état, (ISO 15489 « records management »). Le document n'a subi aucune modification non tracée.
ISAAR(CPF) : Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles.
ISAD (G) : Norme générale et internationale de description archivistique qui fournit, dans le cadre du respect des fonds, une structure type de description pour les archives de toute forme, de tout support et de toute époque.
ISAF : Norme internationale donnant des lignes directrices pour la description des fonctions/activités des collectivités associées à la production et à la gestion des archives (ISAF : Norme internationale sur les activités et fonctions des collectivités).
L
Legs : Disposition de droits ou de biens faite par testament attribuant à un organisme des archives, des objets ou une collection.
M
Magasin : Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation des documents.
Mètre linéaire : Unité de mesure correspondant à la quantité d'articles d'archives tenant debout sur une tablette d'un mètre de longueur.
Migration : Action de transférer des documents d’un système à un autre en préservant leur authenticité, leur intégrité, leur fiabilité et leur exploitabilité.
N
Numérique : L'information est transformée par un processus qui la rend numérique. On parle de données numériques :
→ la photo est scannée (ou numérisée par l'appareil photo) pour mise en mémoire,
→ le son est échantillonné et stocké dans un format propre à la musique (ex : MP3),
→ l'enregistrement des variations de la température se présentera alors comme une suite de couples de valeurs (temps1, température1), (temps2, température2), etc.
Numérisation : Procédé électronique de reproduction d'un document d'archives sous forme de document électronique.
O
Original : Document émanant directement de son auteur, origine et source première des reproductions et des copies éventuelles
P
Paléographie : Science qui a pour objet l'étude, la description et le déchiffrage des écritures anciennes.
Pièce : Document ou partie de document individualisé (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre ...)
Plan de classement : Système qui fixe l’organisation des archives courantes en usage dans les bureaux. C’est aussi l’ordre dans lequel les archives définitives d’un fonds ont été classées et ordonnées dans un service d’archives.
Préservation : Terme générique désignant l'ensemble des procédés et mesures destinés à assurer la protection physique des archives contre tous les agents de détérioration.
Producteur d'archives : Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercice de son activité.
Provenance :
1) La relation entre des documents et les organisations ou les individus qui les ont créés, reçus et utilisés dans le cadre de leurs activités.
2) Identifie l'organisme producteur ou créateur des archives ou l'organisme qui lui a succédé.
Préarchivage : Gestion des archives intermédiaires jusqu’à l’expiration de leur délai d’utilité administrative, induisant à terme leur tri, leur élimination ou leur conservation définitive.
R
Rangement : Opération matérielle consistant à mettre en ordre des documents ou des articles.
Rayonnage : Ensemble constitué par les tablettes et de l'ossature qui les soutient, destiné au rangement des articles.
Récolement : Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un service d'archives ou un fonds. Désigne aussi l'opération destinée à vérifier l'intégralité des fonds et collections d'un service d'archives périodiquement ou lors du changement de responsable d'un service d'archives.
Records management : Ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le tri, la conservation et l’utilisation des archives courantes et intermédiaires.
Registre : Document ou volume généralement paginé, parfois paraphé, dans lequel sont consignés systématiquement des actes ou des opérations à titre de référence ou de preuve.
Respect des fonds : Principe fondamental de l'archivistique, selon lequel chaque document doit être maintenu ou replacé dans le fonds dont il provient, et dans ce fonds à sa place d'origine.
Restauration : Ensemble des techniques employées pour remettre en état, renforcer et ralentir la dégradation des documents fragilisés ou endommagés.
Revendication : Procédure administrative ou judiciaire d'une administration ou d'une personne physique ou morale pour la récupération d'archives qui lui appartiennent et qui se trouvent en d'autres mains.
S
Série :
1) Ensemble de pièces ou de dossiers de même nature à l'intérieur d'un fonds d'archives. Dite aussi série organique.
2) Division primaire d'un cadre de classement.
Service versant :Tout service administratif qui transfère des archives en sa possession dans un service d’archives, qu’il les ait lui-même produites (on parle alors de service producteur) ou qu’il les ait héritées d’un service dont il a ou non repris les attributions.
Sort final : Destination concrète des documents correspondant à la mise en œuvre des décisions de conservation, de destruction ou de transfert des documents, telles qu'elles sont explicitées dans la charte d'archivage ou un autre outil de référence.
Support : Matière (papier, film, bande magnétique,) sur laquelle sont fixées des informations pour constituer et conserver un document.
T
Tableau de gestion : État des documents produits par un service ou un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l’archivage de ses archives historiques. Il fixe pour chaque type de documents les délais d’utilité administrative, les délais de versement (c’est-à-dire de transfert) au service d’archives compétent pour les recevoir, le traitement final et les modalités de tri à lui appliquer.
Thésaurus : Vocabulaire contrôlé de termes reliés sémantiquement (hiérarchisés, associés ou équivalents) servant, en documentation, à indexer des notions d'un ensemble de documents.
Titre : Terme utilisé couramment pour désigner l'intitulé d'un document ou d'un dossier généralement donné par son auteur. Titre Document authentique certifiant un droit.
Traçabilité :
1) Fait de créer, d'enregistrer et de préserver les données relatives aux mouvements et à l'utilisation des documents.
2) Qualité d'un document d'archives dont on connaît la genèse et la tradition.
Traitement : Ensemble des procédures et des opérations d'organisation, tri, classement, description et conditionnement d'archives.
Tri : Terme générique désignant toute opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être détruits (échantillonnage, sélection etc.).
Type de document : Catégorie de documents distingués en raison de critères communs, matériel (par exemple: aquarelle, dessin) ou fonctionnels (par exemple: journal, livre de compte, main-courante, registre de délibération...).
V
Versement :
1) Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés en une seule fois.
2) Action de transférer la conservation physique, la propriété ou la responsabilité de documents. Visa Autorisation, donnée par l'administration des archives à une autre administration, de procéder à l'élimination de documents d'archives.